Privacybeleid

Privacyverklaring Limburg Film Office

Stichting Limburg Film Office, gevestigd aan Parallelweg 2A, 6411 ND Heerlen, hecht grote waarde aan de bescherming van persoonsgegevens. Wij verwerken persoonsgegevens zorgvuldig, veilig en in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom wij dat doen, hoe wij hiermee omgaan en welke rechten u heeft.

Contactgegevens

Limburg Film Office
Parallelweg 2A 
6411 ND Heerlen

E-mail: info@limburgfilmoffice.nl
Website: www.limburgfilmoffice.nl

Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Wij verwerken persoonsgegevens wanneer u gebruikmaakt van onze diensten, een subsidie aanvraagt, contact met ons opneemt, deelneemt aan activiteiten of onze website bezoekt.

Afhankelijk van het doel kunnen wij onder meer de volgende persoonsgegevens verwerken:

• Voor- en achternaam;
• Organisatie- en functiegegevens;
• Adresgegevens;
• Telefoonnummer;
• E-mailadres;
• Bankrekeninggegevens;
• Gegevens die u verstrekt via subsidieaanvragen, formulieren of correspondentie;
• Gegevens die noodzakelijk zijn voor de beoordeling, uitvoering en financiële afhandeling van subsidieaanvragen;
• Gegevens over deelname aan bijeenkomsten, evenementen of netwerkactiviteiten;
• Gegevens over het gebruik van onze website;
• IP-adres, browsergegevens en apparaatgegevens.

Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend wanneer daarvoor een geldige wettelijke grondslag bestaat, zoals de uitvoering van een overeenkomst, een wettelijke verplichting, uw toestemming of een gerechtvaardigd belang.

Wij verwerken persoonsgegevens onder meer voor:

• het behandelen, beoordelen en afhandelen van subsidieaanvragen;
• het uitvoeren van subsidiebeschikkingen en overeenkomsten;
• het onderhouden van contact met filmmakers, producenten, partners, leveranciers en andere relaties;
• het organiseren van bijeenkomsten, evenementen en netwerkactiviteiten;
• het verzenden van nieuwsbrieven en andere informatie, indien u daarvoor toestemming heeft gegeven;
• het voeren van een financiële administratie en het voldoen aan wettelijke verplichtingen;
• het verbeteren van onze dienstverlening en website;
• het beveiligen van onze systemen en het voorkomen van misbruik.

Subsidieaanvragen

Persoonsgegevens die onderdeel uitmaken van subsidieaanvragen worden uitsluitend gebruikt voor de behandeling, beoordeling, uitvoering en verantwoording van de betreffende regeling.

Voor de beoordeling van aanvragen kunnen persoonsgegevens worden gedeeld met leden van de onafhankelijke Externe Adviescommissie Film of andere deskundigen, voor zover dit noodzakelijk is voor een zorgvuldige beoordeling. Zij zijn gehouden aan vertrouwelijkheid.

Geautomatiseerde besluitvorming

Limburg Film Office neemt geen besluiten die uitsluitend zijn gebaseerd op geautomatiseerde verwerking en die rechtsgevolgen of andere aanzienlijke gevolgen hebben voor betrokkenen.

Besluiten over subsidieaanvragen worden altijd genomen met menselijke tussenkomst, waarbij onafhankelijke deskundigen en/of de Externe Adviescommissie Film een inhoudelijke beoordeling uitvoeren.

Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld of zolang de wet dit voorschrijft.

In hoofdlijnen hanteren wij de volgende bewaartermijnen:

• Financiële en administratieve gegevens: 7 jaar;
• Subsidieaanvragen en projectdossiers: conform wettelijke en subsidietechnische bewaartermijnen;
• Contact- en correspondentiegegevens: maximaal 2 jaar na het laatste contact, tenzij een langere bewaarplicht geldt;
• Nieuwsbriefgegevens: totdat u zich afmeldt;
• Websitegegevens en cookies: conform de bewaartermijnen van de betreffende systemen.

Verstrekking aan derden

Limburg Film Office verstrekt persoonsgegevens uitsluitend aan derden wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering van onze werkzaamheden, wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn of wanneer u hiervoor toestemming heeft gegeven.

Persoonsgegevens kunnen worden gedeeld met:

• leden van de Externe Adviescommissie Film en externe deskundigen;
• subsidieverstrekkers en controlerende instanties;
• accountants en administratieve dienstverleners;
• IT-, cloud- en hostingdienstverleners;
• leveranciers van zakelijke software, waaronder e-mail-, cloudopslag- en projectbeheersystemen;
• andere verwerkers die werkzaamheden uitvoeren namens Limburg Film Office.

Met partijen die persoonsgegevens namens ons verwerken sluiten wij, indien wettelijk vereist, een verwerkersovereenkomst.

Wanneer persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte (EER) worden verwerkt, zorgen wij ervoor dat dit uitsluitend gebeurt met passende waarborgen overeenkomstig de AVG.

Cookies

Onze website maakt gebruik van functionele en analytische cookies.

Functionele cookies zijn noodzakelijk voor het goed functioneren van de website. Analytische cookies helpen ons inzicht te krijgen in het gebruik van de website, zodat wij onze dienstverlening kunnen verbeteren.

Indien wij gebruikmaken van marketing- of trackingcookies, vragen wij hiervoor vooraf uw toestemming via de cookiebanner.

Via de instellingen van uw browser kunt u cookies verwijderen of blokkeren.

Beveiliging

Limburg Film Office neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang, misbruik of andere vormen van onrechtmatige verwerking.

Wij maken onder meer gebruik van beveiligde verbindingen (SSL/TLS), toegangsbeveiliging, autorisatiebeheer, beveiligde cloudopslag en periodieke back-ups.

Uw rechten

U heeft het recht om:

• inzage te vragen in uw persoonsgegevens;
• persoonsgegevens te laten corrigeren;
• persoonsgegevens te laten verwijderen, voor zover de wet dit toestaat;
• bezwaar te maken tegen de verwerking;
• de verwerking te beperken;
• uw persoonsgegevens over te dragen aan uzelf of een andere organisatie;
• een eerder gegeven toestemming in te trekken.

U kunt hiervoor contact opnemen via: info@limburgfilmoffice.nl

Wij reageren uiterlijk binnen één maand op uw verzoek. Om uw identiteit vast te stellen kunnen wij u vragen aanvullende informatie te verstrekken.

Klachten

Bent u van mening dat Limburg Film Office niet zorgvuldig omgaat met uw persoonsgegevens? Neem dan eerst contact met ons op, zodat wij samen naar een oplossing kunnen zoeken.

Daarnaast heeft u het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Meer informatie vindt u op:
https://www.autoriteitpersoonsgegevens.nl

Wijzigingen

Limburg Film Office kan deze privacyverklaring van tijd tot tijd wijzigen. De meest actuele versie wordt altijd gepubliceerd op onze website.